چگونه اموال سازمان را به شکل اصولی ثبت کنیم

ثبت اموال زمانی اثربخش خواهد بود که اطلاعات هر دارایی به صورت کامل و استاندارد در سیستم وارد شود. بسیاری از مشکلات بعدی در فرایند جمع داری، از ثبت ناقص یا غیردقیق اطلاعات اولیه شروع می شود. در گام اول باید برای هر دارایی یک شناسه یکتا در نظر گرفته شود. این شناسه می تواند به صورت کد داخلی، بارکد یا QR Code تعریف شود. وجود شناسه یکتا باعث می شود هر قلم دارایی در کل چرخه عمر خود قابل رهگیری باشد. در مرحله بعد، اطلاعات اصلی مانند عنوان دارایی، گروه بندی، تاریخ خرید، بهای تمام شده، محل استقرار، واحد استفاده کننده، مسئول تحویل گیرنده و وضعیت فعلی باید ثبت شود. هرچه این اطلاعات دقیق تر باشند، گزارش گیری و کنترل های بعدی نیز قابل اتکاتر خواهد بود. یکی دیگر از نکات مهم، تعیین ساختار طبقه بندی مناسب برای اموال است. برای مثال تجهیزات اداری، تجهیزات فناوری اطلاعات، مبلمان، ماشین آلات و سایر دارایی ها باید در دسته بندی های مشخص قرار گیرند تا جستجو و تحلیل اطلاعات آسان تر شود. همچنین لازم است فرایند ثبت، فقط محدود به خرید اولیه نباشد. جابه جایی بین واحدها، تعمیر، خروج موقت، اسقاط و فروش نیز باید در سوابق همان دارایی ثبت شود. این موضوع باعث می شود پرونده هر مال به صورت کامل و شفاف باقی بماند. اگر سازمان از نرم افزار تخصصی مدیریت اموال استفاده کند، فرایند ثبت و به روزرسانی اطلاعات بسیار سریع تر، دقیق تر و قابل پیگیری تر خواهد شد.