چک لیست کاربردی برای انبارگردانی و بررسی اموال

انبارگردانی و بررسی دوره ای اموال یکی از مهم ترین فعالیت ها در فرایند جمع داری است. اگر این کار بدون برنامه و چک لیست مشخص انجام شود، احتمال خطا، جاافتادگی و ثبت اطلاعات نادرست افزایش پیدا می کند. نخستین مورد در چک لیست، تهیه فهرست به روز دارایی ها پیش از شروع بازدید است. تیم اجرایی باید بداند چه اقلامی در هر واحد ثبت شده اند و چه اطلاعاتی از قبل در سیستم وجود دارد. این موضوع فرایند تطبیق را سریع تر و دقیق تر می کند. مورد بعدی، بررسی وجود فیزیکی هر دارایی و تطبیق آن با کد اموال است. در این مرحله باید مشخص شود که آیا مال مورد نظر در محل ثبت شده حضور دارد یا خیر، و آیا برچسب آن سالم و قابل شناسایی است یا نه. سپس وضعیت بهره برداری دارایی باید بررسی شود. برخی اموال ممکن است فعال، در حال تعمیر، بلااستفاده یا آماده اسقاط باشند. ثبت این وضعیت ها به تصمیم گیری برای نگهداری یا جایگزینی کمک می کند. همچنین محل استقرار و مسئول استفاده کننده باید کنترل شود. در بسیاری از موارد، اصل دارایی موجود است اما محل یا مسئول آن در سامانه به روز نشده و همین مسئله باعث مغایرت می شود. در پایان، لازم است همه مغایرت ها، اقلام مفقود، دارایی های بدون کد، تجهیزات مازاد و موارد نیازمند اصلاح در یک گزارش نهایی ثبت شوند. این گزارش باید مبنای اصلاح اطلاعات و اقدامات بعدی قرار گیرد. استفاده از چک لیست در انبارگردانی باعث می شود فرایند بررسی اموال از حالت سلیقه ای خارج شده و به یک فعالیت نظام مند و قابل استناد تبدیل شود.