اشتباهات رایج در مدیریت و جمع داری اموال

مدیریت اموال زمانی موفق خواهد بود که فرایندهای اجرایی آن دقیق، مستمر و مستند باشند. با این حال در بسیاری از مجموعه ها، اشتباهات تکراری باعث می شود کنترل واقعی بر دارایی ها از بین برود. یکی از رایج ترین خطاها، ثبت ناقص اطلاعات دارایی است. وقتی اطلاعاتی مثل محل استقرار، مسئول دارایی یا مشخصات فنی کامل نباشد، پیگیری های بعدی دشوار می شود و گزارش ها دقت لازم را نخواهند داشت. اشتباه دوم، به روز نکردن تغییرات است. در برخی سازمان ها دارایی از یک واحد به واحد دیگر منتقل می شود، اما این جابه جایی در سیستم ثبت نمی شود. نتیجه این است که اطلاعات سامانه با واقعیت موجود در سازمان تفاوت پیدا می کند. نبود برچسب یا شناسه یکتا نیز از مشکلات مهم دیگر است. اگر هر مال دارای کد مشخص نباشد، انبارگردانی و تطبیق فیزیکی با اطلاعات ثبت شده با خطای زیادی همراه خواهد شد. از طرف دیگر، برخی مجموعه ها فقط هنگام حسابرسی یا پایان سال به سراغ بررسی اموال می روند. این رویکرد باعث انباشت خطاها در طول سال می شود. کنترل دوره ای و مستمر، راهکار اصلی برای جلوگیری از این مشکل است. نبود نرم افزار مناسب، وابستگی به فایل های پراکنده و انجام فرایندها به شکل دستی نیز از عواملی است که دقت و سرعت جمع داری اموال را کاهش می دهد. استفاده از یک سامانه متمرکز می تواند بخش زیادی از این خطاها را برطرف کند. شناخت این اشتباهات و اصلاح به موقع آن ها، نخستین قدم برای استقرار یک نظام حرفه ای مدیریت اموال در سازمان است.